Triển khai Đề án 06 của Chính phủ và chuẩn bị thi hành Luật Hộ tịch 2026, Hải Phòng xác định chuẩn hóa cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử là nhiệm vụ trọng tâm nhằm hình thành hồ sơ công dân số, tạo nền tảng cho việc giải quyết thủ tục hành chính trên môi trường số.
Đến nay, thành phố hoàn thành xử lý tất cả dữ liệu kết hôn, 100% dữ liệu khai sinh và rà soát, xử lý toàn bộ 213.382 dữ liệu khai sinh sai lệch giữa Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư. Sở Tư pháp cũng tiếp nhận, xử lý hơn 46.000 yêu cầu sửa sai sót và 135 đề nghị hủy dữ liệu trên hệ thống đăng ký, quản lý hộ tịch dùng chung.
Điều đáng chú ý, phần lớn sai lệch không xuất phát từ những lỗi phức tạp mà chủ yếu là những chi tiết rất nhỏ như thiếu dấu trong họ tên; ngày, tháng, năm sinh không thống nhất; địa danh thay đổi sau nhiều lần chia tách, sáp nhập hoặc thông tin cha, mẹ chưa đồng nhất giữa giấy khai sinh và dữ liệu dân cư. Nhiều trường hợp sổ hộ tịch được lập cách đây hàng chục năm đã mờ, rách, nhòe mực, buộc cán bộ phải đối chiếu thủ công từng thông tin.
Tại xã Nguyên Giáp, qua thực tế cho thấy nhiều sai lệch bắt nguồn từ yếu tố lịch sử khi địa giới hành chính thay đổi hoặc do sổ hộ tịch viết tay đã xuống cấp theo thời gian. Một số trường hợp người dân kê khai thông tin khác với giấy khai sinh cũng làm phát sinh sai lệch giữa các hệ thống dữ liệu.
Những sai khác tưởng chừng rất nhỏ lại có thể ảnh hưởng trực tiếp đến việc cấp căn cước công dân, đăng ký cư trú, cấp thẻ bảo hiểm y tế, giải quyết chế độ bảo hiểm xã hội hay thực hiện các giao dịch dân sự. Vì vậy, xây dựng cơ sở dữ liệu "đúng, đủ, sạch, sống" không chỉ là yêu cầu kỹ thuật mà còn là nền tảng để nâng cao chất lượng phục vụ người dân.
Quá trình triển khai tại các địa phương cho thấy, bên cạnh kết quả đạt được, công tác hộ tịch vẫn đối mặt nhiều khó khăn, từ nhân lực, hạ tầng công nghệ đến khả năng thích ứng với môi trường số.
Khối lượng dữ liệu lịch sử cần chuẩn hóa rất lớn trong khi đội ngũ công chức tư pháp, hộ tịch ở cơ sở còn mỏng, nhiều người cùng lúc đảm nhiệm nhiều lĩnh vực. Việc vừa giải quyết hồ sơ phát sinh hằng ngày, vừa rà soát dữ liệu cũ và hỗ trợ người dân thực hiện dịch vụ công trực tuyến khiến áp lực công việc tăng lên đáng kể.
Đây cũng là khó khăn chung của nhiều địa phương khi hệ thống phần mềm liên thông giữa các ngành đôi lúc còn chậm, xảy ra lỗi đồng bộ hoặc nghẽn dữ liệu. Cán bộ bộ phận "một cửa" phải thao tác trên nhiều phần mềm chuyên ngành khác nhau. Có những hồ sơ bị treo do dữ liệu truyền chậm, buộc cán bộ xử lý ngoài giờ để bảo đảm tiến độ giải quyết cho người dân.
Từ thực tiễn triển khai, nhiều địa phương đã chuyển từ cách làm riêng lẻ sang cơ chế phối hợp chặt chẽ giữa tư pháp, công an, bảo hiểm xã hội và Trung tâm Phục vụ hành chính công đễ tháo gỡ ''điểm nghẽn''. Bên cạnh đó, nhiều địa phương phát huy hiệu quả tổ công nghệ số cộng đồng, đoàn viên thanh niên hướng dẫn người dân cài đặt VNeID, thực hiện dịch vụ công trực tuyến, đồng thời đổi mới cách tuyên truyền bằng video hướng dẫn, mạng xã hội và các nền tảng số để người dân dễ tiếp cận hơn.
Tuy nhiên, để Luật Hộ tịch phát huy hiệu quả khi có hiệu lực từ ngày 1/3/2027, nhiều cán bộ địa phương kiến nghị tiếp tục hoàn thiện hạ tầng công nghệ, nâng cấp phần mềm liên thông, đơn giản hóa quy trình xử lý trên môi trường điện tử, tăng cường đào tạo chuyên sâu cho đội ngũ công chức tư pháp, hộ tịch và đẩy mạnh hướng dẫn người dân sử dụng dịch vụ công trực tuyến.
Việc xây dựng Cơ sở dữ liệu hộ tịch thống nhất, chính xác và có khả năng chia sẻ giữa các ngành không chỉ giúp rút ngắn thời gian giải quyết thủ tục hành chính mà còn tạo nền tảng để người dân từng bước thực hiện các giao dịch hành chính không cần xuất trình nhiều loại giấy tờ. Đó cũng là mục tiêu xuyên suốt của cải cách hành chính và chuyển đổi số, cũng là bước đệm thực hiện toàn diện Luật Hộ tịch 2026 tới đây khi lấy dữ liệu số là nòng cốt để phục vụ người dân.
NH